Self-billing is een term die al een tijdje gehoord wordt onder collega’s. Wat is dat, self-billing?

Jij (leverancier-ondernemer), die prestaties levert aan de studio (afnemer-ondernemer) bent verplicht om een factuur te sturen. Jij reikt zelf de factuur uit. Het komt ook voor dat niet de leverancier, maar de afnemer de factuur opmaakt. Dit wordt self-billing genoemd. Self-billing komt voor bij commissarissen met een fictieve dienstbetrekking. De organisatie maakt dan de btw-factuur op aan de hand van de gegevens op de loonstrook en verstrekt de factuur aan de commissaris. Ook bij veilingen komt self-billing veel voor. De veiling weet namelijk voor welk bedrag een bepaald goed is verkocht. De veiling maakt dan de factuur op voor de verkoper.

Self-billing is in bepaalde gevallen voordelig, maar er kleven ook gevaren aan; met name voor de leverancier. De leverancier, jij, blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur, ook al is het de afnemer die de factuur opstelt. Dat is een belangrijk punt van aandacht. De factuur moet op naam van de leverancier staan en moet voldoen aan alle factuurvereisten. Voldoet de factuur niet aan alle vereisten, dan kan de leverancier, jij dus, een boete krijgen. Daarnaast moet de leverancier de factuur bewaren volgens de administratieve verplichtingen.

Self-billing kan alleen plaatsvinden als zowel de afnemer als de leverancier akkoord gaan met het opstellen van de factuur door de afnemer. Het verdient de voorkeur dergelijke afspraken op papier te zetten. Dit kan bijvoorbeeld door een schriftelijke verklaring, of door een e-mail. Wel moet de verklaring zijn vastgelegd in de administratie.
Let op: Wanneer de leverancier niet akkoord gaan met de opgestelde factuur, moet de afnemer hiervan tijdig op de hoogte worden gesteld. Voor het opstellen van de factuur kan de afnemer niet zijn eigen briefpapier gebruiken.

Belangrijkste aandachtspunten:
-De door de afnemer opgemaakte factuur is geen creditnota. Een creditnota is namelijk gericht aan de afnemer.
-De door de leverancier gebruikte methode van vaststelling van factuurnummers moet worden gebruikt.
-Om door de afnemer opgestelde facturen eenvoudig in de administratie terug te kunnen vinden, is het verstandig om een andere reeks factuurnummers te gebruiken dan de reeks die wordt gebruikt voor door de leverancier eigenhandig opgestelde uitgaande facturen.
-De leverancier moet de verschuldigde btw opnemen bij vraag 1a of 1b van zijn/haar btw-aangifte en niet bij 5b.
-De afnemer moet de betaalde btw opnemen bij vraag 5b van zijn/haar btw-aangifte (mits hij/zij recht op aftrek van voorbelasting heeft).
-Het btw-nummer van de leverancier moet op de factuur worden vermeld; niet dat van de opsteller.
-Als de factuur wordt opgemaakt door de afnemer (self-billing), dan moet op de factuur worden opgenomen: ‘factuur uitgereikt door afnemer’.

Ga eventueel ook naar de site waar Samen1Stem de informatie heeft gevonden: https://www.accountant.nl/magazines/accountant-oktober-2013/self-billing/

Bepaal voor jezelf of self-billing voor jou handig is of niet. Als jij het niet handig vindt en de studio wel, moet je dat rustig tegen de studio kunnen zeggen en daarover in overleg kunnen gaan. Het gaat hier om jouw financiële administratie, wat voor jou overzichtelijk moet zijn en voor de Belastingdienst kloppend moet blijven.